Informativa privacy

Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali raccolti tramite il sito koapanel.app, la pagina d'acquisto, l'area clienti e la console console.koapanel.app, Prime Software ID e i pannelli KoaPanel che comunicano con i nostri server, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003.

Titolare del trattamento

PRIME SOFTWARE S.R.L.S., con sede legale in Via General Cantore 33, 58100 Grosseto (GR), Italia, P.IVA e codice fiscale 01784750539, REA GR-236550, PEC primesoftwaresrl@arubapec.it, in persona del legale rappresentante pro tempore. Per qualsiasi richiesta sulla privacy puoi contattarci scrivendo a privacy@koapanel.app, alla PEC primesoftwaresrl@arubapec.it oppure tramite il modulo Contatti.

Del gruppo fa parte anche KOAGRP, LLC, società a responsabilità limitata costituita nello Stato del Delaware (USA), File No. 10784683, con sede legale in 131 Continental Dr, Suite 305, Newark, DE 19713, USA (agente registrato Legalinc Corporate Services Inc.), che vende le licenze ai clienti con indirizzo di fatturazione fuori dall'Unione europea: per i loro ordini è titolare dei dati d'ordine e di fatturazione, che tratta con il proprio account Stripe (pagamenti, ricevute e fatture) e conserva per gli obblighi fiscali degli Stati Uniti. La pagina d'acquisto e la fattura indicano sempre chi ha venduto. Per tutto il resto (area clienti, assistenza, server delle licenze) i dati restano trattati da Prime Software S.r.l.s.; i diritti descritti qui sotto si esercitano agli stessi recapiti anche verso KOAGRP, LLC.

Quali dati trattiamo

Moduli di contatto e di assistenza, email all'assistenza: nome, email, paese e, se li indichi, azienda, partita IVA, sito web, il testo del messaggio e gli allegati. Le email a supporto@koapanel.app (e a privacy@koapanel.app) diventano richieste di assistenza nella nostra console.
Acquisti: tipo di cliente (azienda o privato), nome, ragione sociale, indirizzo di fatturazione, email, partita IVA o codice fiscale, codice destinatario SDI o PEC, piano e periodo, importi e IVA, la richiesta di attivazione immediata dei consumatori, l'indirizzo IP da cui è stato fatto l'ordine (come prova del Paese del cliente ai fini IVA). I dati della carta sono trattati direttamente da Stripe: noi non li vediamo né li conserviamo.
Account dell'area clienti (console.koapanel.app/account, necessario anche per il piano Gratuito): email, nome, l'identificativo del tuo account Prime Software ID, data di creazione e dell'ultimo accesso; per ogni sessione aperta l'indirizzo IP, il browser e le date di inizio e di ultimo uso; il registro delle azioni fatte nell'area (per esempio lo spostamento di una licenza su un altro server o la modifica dei dati di fatturazione) e i server collegati all'account tramite il codice mostrato dal pannello.
Prime Software ID (account.1primesoftware.it): è il servizio di accesso unico ai prodotti di Prime Software, gestito da noi stessi, con lo stesso titolare. Lì trattiamo email, nome, password (conservata solo in forma cifrata non reversibile), l'eventuale verifica in due passaggi e i dati tecnici degli accessi. All'area clienti di KoaPanel arrivano solo l'identificativo dell'account, l'email verificata e il nome.
Verifica della partita IVA: per le aziende dell'Unione europea il numero di partita IVA viene verificato sul sistema VIES della Commissione europea; conserviamo l'esito, la data e il numero di consultazione.
Licenze e aggiornamenti: il pannello installato invia ai nostri server il codice di licenza, un identificativo casuale del server, il nome host, l'indirizzo IP e la versione, per attivare la licenza, verificarne lo stato una volta al giorno e distribuire gli aggiornamenti.
Segnalazioni automatiche di errore dei pannelli: se qualcosa non funziona (un arresto imprevisto, un'operazione o un aggiornamento non riuscito, un errore dell'interfaccia, un servizio fermo) il pannello ci invia dati tecnici: tipo di errore, punto del programma, un messaggio a cui il pannello toglie indirizzi email e IP, nomi di dominio, percorsi e codici, versione del pannello, sistema operativo, quante volte è successo e quando, e l'identificativo casuale del server. Non contengono dati dei siti, dei loro utenti o dei visitatori. L'invio si può disattivare nelle impostazioni del pannello; l'indirizzo IP da cui arriva la segnalazione serve solo a limitare gli abusi e non viene conservato.
Licenze vendute dai provider partner: se acquisti KoaPanel da un fornitore di hosting partner, il fornitore ci comunica il nome, l'email e il Paese a cui intestare la licenza e il suo riferimento interno del servizio.
Contatti commerciali: se lavori per un fornitore di hosting o un'agenzia, possiamo scriverti usando i recapiti aziendali pubblicati sul sito della tua azienda (nome dell'azienda, sito, email, eventuale nome del referente). Registriamo le email inviate, i clic sui link che contengono (ogni link passa da console.koapanel.app, che segna il clic e ti porta alla pagina) e le tue risposte. Non usiamo pixel per sapere se apri l'email, salvo tuo consenso.
Dati tecnici: i server web registrano indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta e browser (log tecnici), per sicurezza e funzionamento.

Finalità e basi giuridiche

Rispondere alle richieste e preparare offerte: misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6.1.b GDPR).
Vendere, attivare e gestire le licenze e gli abbonamenti, fornire aggiornamenti e assistenza: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Creare e gestire il tuo account (area clienti e Prime Software ID) e darti accesso a licenze, fatture e richieste di assistenza, anche per il piano Gratuito: esecuzione del contratto (art. 6.1.b).
Adempimenti fiscali e contabili, compresa la determinazione dell'IVA e la conservazione delle prove del luogo del cliente: obbligo di legge (art. 6.1.c).
Sicurezza dei servizi e prevenzione degli abusi (per esempio l'uso di una licenza su più server): legittimo interesse (art. 6.1.f).
Trovare e correggere gli errori del pannello e avvisare chi li incontra (segnalazioni automatiche di errore): legittimo interesse (art. 6.1.f) a fornire un software affidabile. Puoi opporti disattivando l'invio in Impostazioni del pannello.
Emettere e gestire le licenze vendute dai partner e fatturare i partner: esecuzione del contratto con il partner (art. 6.1.b) e obblighi fiscali (art. 6.1.c).
Proporre KoaPanel ad aziende del settore hosting e sapere quali contatti sono interessati: legittimo interesse (art. 6.1.f). Puoi opporti in qualsiasi momento rispondendo all'email o scrivendo a privacy@koapanel.app: non ti scriviamo più.

Il conferimento dei dati richiesti per l'acquisto è necessario per concludere il contratto e per gli obblighi fiscali; senza, non possiamo fornire la licenza.

Destinatari

Prime Software ID non è un fornitore esterno: è un servizio del titolare stesso. I dati sono trattati dal personale autorizzato del titolare e dai seguenti fornitori, in qualità di responsabili o titolari autonomi del trattamento:

Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlanda): pagamenti e gestione degli abbonamenti;
Vultr (Vultr Holdings LLC): server che ospitano il sito e la console, nel data center di Francoforte (Germania, UE);
Hetzner (Hetzner Online GmbH, Germania): server che ospita Prime Software ID, nel data center di Falkenstein (Germania, UE);
Commissione europea (sistema VIES): verifica delle partite IVA dell'UE;
Anthropic (Anthropic, PBC, Stati Uniti): genera le risposte dell'assistente virtuale della live chat del sito; riceve solo il testo dei messaggi, che non colleghiamo a te (nome ed email lasciati con «Parla con una persona» restano nella nostra console);
il servizio di posta elettronica usato per inviare le email (codici di licenza, risposte all'assistenza);
consulenti fiscali e contabili, per gli adempimenti di legge.

Se un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene con le garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR. I dati non vengono venduti né usati per profilazione o pubblicità.

Per quanto tempo

Ordini, dati di fatturazione e documenti contabili: 10 anni, come previsto dall'art. 2220 del Codice civile.
Richieste di assistenza: 24 mesi dalla chiusura.
Richieste dai moduli di contatto che non diventano un acquisto: 24 mesi.
Dati di attivazione e controllo delle licenze (anche quelle vendute dai partner): per la durata della licenza e poi 24 mesi.
Segnalazioni automatiche di errore: 90 giorni dall'ultima volta che l'errore si è presentato, poi vengono cancellate.
Account dell'area clienti e di Prime Software ID: finché l'account esiste. Puoi chiederne la cancellazione in qualsiasi momento scrivendo a privacy@koapanel.app, alla PEC primesoftwaresrl@arubapec.it oppure tramite il modulo Contatti: eliminiamo l'account e le sessioni, mentre ordini, fatture e richieste di assistenza restano per i periodi indicati qui sopra.
Sessioni dell'area clienti: al massimo 30 giorni (7 giorni senza uso), poi vengono cancellate.
Log tecnici dei server: 30 giorni.
Contatti commerciali: 24 mesi dall'ultimo scambio; se ti opponi, conserviamo solo l'indirizzo email per non scriverti più.

Cookie e statistiche

Il sito koapanel.app non usa cookie né strumenti di tracciamento. Contiamo le visite in forma aggregata leggendo i log del nostro server web (pagine viste, provenienza, Paese, browser), con gli indirizzi IP resi anonimi e senza script o cookie: i dati restano sul nostro server e non identificano nessuno. L'area clienti e Prime Software ID usano solo cookie tecnici necessari all'accesso (sessione e protezione del login), mai di profilazione: vedi la nota sui cookie.

I tuoi diritti

Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità e opporti al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR), scrivendo a privacy@koapanel.app, alla PEC primesoftwaresrl@arubapec.it oppure tramite il modulo Contatti. Rispondiamo entro un mese. Hai anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026